E-archiwum i elektroniczny obieg dokumentów

Olgierd Bytom, Associate Partner, odpowiedzialny za dział IT W Europie Środkowo-Wschodniej, Röedl & Partner

Czy korzyści ze stosowania e-faktur są również po stronie odbiorcy? Cóż z tego, że dostawca zaoszczędza na wysyłce, gdy po stronie odbiorcy faktura jest i tak drukowana, a potem krąży po firmie nadal w formie papierowej?

Puszczenie faktury w obieg e-mailowy również nie rozwiązuje problemu, bo ostatecznie wprowadzenie faktury do systemu księgowego będzie się odbywać na podstawie jej wydruku – tak jest wygodniej. A co z archiwizacją? Często nasuwa się odpowiedź, by faktury w postaci pliku (np. PDF) zapisywać w systemie plików na dysku. Ale jak je potem przeszukiwać, nie tylko po danych nagłówkowych, ale również po pozycjach (chociażby w przypadku reklamacji lub konieczności wyjaśnień)?

A co z fakturami papierowymi? Czy przechowywać je w osobnym archiwum?

Celem wdrożenia takiego systemu są nie tylko wymierne korzyści, jak m.in. zmniejszenie nakładu pracy przy wprowadzeniu faktur do systemu księgowego, lecz również uzyskanie spójnej platformy udrażniającej ich obieg....