Elektroniczna wersja akt pracowniczych nie taka atrakcyjna

DOKUMENTACJA | Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania teczek załogi zostanie skrócony do 10 lat. Pracodawcy będą też mogli przejść na elektroniczną formę ich prowadzenia. Póki co, nadchodzące zmiany wzbudzają wiele obaw i wątpliwości. Piotr Wojciechowski, adwokat odpowiada na pytania związane ze stosowaniem nowych przepisów.

- Od 1 stycznia 2019 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej. Jakie są najważniejsze zmiany?

Do najistotniejszych zaliczyłbym możliwość prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej oraz ostateczne przesądzenie o okresie ich przechowywania. Co do zasady będzie on trwał 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem.

Pozostałe zmiany są konsekwencją tych dwóch wymienionych. Nowe przepisy wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU z 2018 r., poz. 357), a wejdą one w życie 1 stycznia 2019 r. Ustawa wskazuje zasady informowania załogi o długości przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości ich odbioru, zarówno po okresie ich 10-letniego przechowywania, jak i wtedy, gdy pracodawca zdecyduje się przejść z wersji papierowej teczek na elektroniczną lub odwrotnie.

Z moich obserwacji wynika, że duży niepokój budzi bezwzględny obowiązek niszczenia akt osobowych po przymusowym okresie ich przechowywania, jeżeli pracownik nie zdecyduje się ich odebrać. Pracodawcy obawiają się o losy tych, których akta zostaną zlikwidowane, a po 10 latach zajdzie potrzeba ich odtworzenia. W takiej sytuacji byłemu pracownikowi zainteresowanemu takim odtworzeniem pozostanie sądowe...