E-mail i SMS nie powinnny być łamigłówką dla odbiorcy

źródło: Rzeczpospolita

W czasach elektronicznej komunikacji ryzyko popełnienia gafy i zrażenia sobie ludzi jest jeszcze większe niż kiedyś. Anita BŁaszczak

Nigdy nie sądziłam, że automatyczny komunikat informujący o nieobecności w pracy (z angielska out of the office reply - tzw. OOOO), który ustawiamy zwykle w poczcie internetowej, jest czymś istotnym. Okazuje się jednak, że ma on znaczenie aż tak duże, że stał się już tematem sporej liczby analiz i porad na portalach kariery, szczególnie w okresie letnich wakacyjnych wyjazdów.

Według znanych od lat standardowych reguł podawanych przez specjalistów od korporacyjnej komunikacji w służbowej poczcie powinniśmy unikać zbyt osobistych uwag, a w automatycznych odpowiedziach OOOO powinny się znaleźć takie informacje, jak przede wszystkim czas, w którym będziemy nieosiągalni, data powrotu do pracy oraz kontakt do kogoś, kto nas zastępuje podczas nieobecności.

Osobisty akcent

Do tych standardowych reguł część ekspertów dodaje jednak nowe, sugerując, by urozmaicić automatyczne odpowiedzi jakimś osobistym akcentem. Może to wzmocnić nasze relacje ze współpracownikami i kontrahentami, a nawet poprawić zawodowy wizerunek – twierdzi promotorka takiego podejścia, psycholog i menedżer Michelle Gielan, przypominając, że 98 proc. OOOO to standardowe komunikaty i dlatego łatwo można na tym tle się wyróżnić.

Na łamach „Harvard Business...