Na jak długo do archiwum

OBOWIĄZKI | Ustalając czas, przez jaki firmowe dokumenty muszą być przechowywane, nie wystarczy pamiętać podstawowych okresów wynikających z przepisów. W przypadku środków trwałych ich stosowanie nie jest takie oczywiste.

Magdalena Rogosz

Prowadząc działalność gospodarczą, należy pamiętać o obowiązku przechowywania dokumentacji firmowej. Warto wiedzieć, przez jaki okres należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub – z drugiej strony – nie zniszczyć czegoś, co może jeszcze być potrzebne. W zależności od zawartych w dokumentach danych należy przechowywać je od roku aż do 50 lat. Z tego względu dokumentację można podzielić na cztery grupy:

- dokumentacja pracownicza,

- dokumentacja ZUS,

- dokumentacja podatkowa i

- dokumentacja rachunkowa.

Dotyczące pracowników...

Pracodawca powinien założyć akta osobowe każdego pracownika oraz prowadzić dokumentację przez cały okres wykonywania przez niego pracy. Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest poprawne prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Za brak dokumentów związanych ze stosunkiem pracy pracodawca może zostać ukarany grzywną (od 1000 do 30 000 zł), gdyż jest to naruszenie praw pracownika. Zgromadzone dokumenty mają istotny wpływ na postępowanie przed sądem pracy. Jakiekolwiek zaniedbanie ze strony pracodawcy przy prowadzeniu akt może świadczyć na jego niekorzyść. Zgromadzone akta osobowe pracowników podlegają kontroli służb zatrudnienia, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pracodawcy sporządzający...