Jak akta z biurka urzędnika trafiają do archiwum zakładowego

autor zdjęcia: Jakub Ostałowski

źródło: Fotorzepa

W administracji samorządowej w 2011 r. wprowadzono trzy odrębne wykazy akt – dla organów gmin i związków międzygminnych oraz obsługujących je urzędów, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich

Sprawne korzystanie z dokumentacji – zarówno tradycyjnej, jak i cyfrowej – w urzędach administracji rządowej i samorządowej nie jest możliwe bez jej właściwej klasyfikacji.

Czy tego chcemy, czy nie, każde państwo „od zawsze" zapewnia ochronę i dostęp do dokumentacji niezbędnej dla prawidłowego funkcjonowania jego organów i władz, w tym samorządu terytorialnego. Jednocześnie narastające przez dziesięciolecia akta muszą także zawierać informacje chroniące indywidualne interesy poszczególnych obywateli. Ponadto dokumentacja dziś powstająca w urzędach władz samorządowych i rządowej administracji zespolonej to nieocenione źródło do przyszłych badań nad historią Polski, jej poszczególnych regionów, miast, gmin, a nawet pojedynczych obywateli. W związku z masowością i różnorodnością powstającej obecnie dokumentacji zapewnienie prawidłowego jej narastania w różnych instytucjach, a później – jej właściwego przechowywania w archiwach zakładowych, składnicach akt i w archiwach państwowych, stało się obecnie niebagatelnym problemem.

Szczególnie borykają się z nim organy samorządu terytorialnego – województw, powiatów, gmin i związków międzygminnych oraz obsługujące je urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe i urzędy miast i gmin. Podobnie przedstawia się sytuacja w urzędach tzw. rządowej administracji zespolonej w województwie obsługujących terenowe organy administracji zespolonej – wojewodów, kuratorów oświaty i wojewódzkich inspektorów różnych branż. Od lat zasady postępowania z...