Ochrona danych osobowych: dekalog pracodawcy

UODO | Prawidłowe przetwarzanie danych osobowych w miejscu pracy zaczyna się już na etapie poszukiwania pracowników. Sposób zapewnienia ochrony danych różni się w zależności od etapu zatrudnienia i rodzaju umowy.

Wykładnia przepisów RODO w kwestiach związanych z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy oraz na podstawie tzw. cywilnoprawnych lub niepracowniczych form zatrudnienia (takich jak np. umowa o dzieło, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług) wciąż budzi wiele wątpliwości. Warto podsumować – opierając się m.in. na interpretacjach zastosowanych przez Urząd Ochrony Danych Osobowych – kluczowe zasady obowiązujące w codziennym funkcjonowaniu w środowisku pracy.

I. Etap rekrutacji

Niezależnie od sposobu, w jaki pracodawca poszukuje kandydatów do pracy, proces ten wiąże się z pozyskaniem przez niego danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych, tj. w CV, listach motywacyjnych, świadectwach pracy, listach referencyjnych itp. Potencjalny pracodawca nie może żądać danych nadmiarowych, które nie są niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji. Oznacza to, że danych nie wolno zbierać na zapas, „na wszelki wypadek", tj. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i wykazania ich niezbędności dla realizacji celu przez administratora (tu – pracodawcy).

Przyszłe poszukiwania

Dane kandydata pozyskane w konkretnym procesie rekrutacyjnym można wykorzystać do celów przyszłych rekrutacji tylko wtedy, gdy wyraził on na to zgodę. W...