Cyfryzację akt trzeba zacząć od informacji

źródło: Rzeczpospolita

Jeśli pracodawca zdecyduje o digitalizacji choćby części dokumentacji pracowniczej, musi powiadomić o tym zatrudnionych. W ciągu 30 dni mogą oni odebrać swoje papierowe akta. Barbara Kochańska-Mierzejewska

Rok 2019 rozpoczął się przełomowymi zmianami w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej, wprowadzonymi ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357; dalej: ustawa). Jako akt wykonawczy do ustawy wydano rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie), implementujące szereg istotnych modyfikacji związanych z prowadzeniem i przechowywaniem tej dokumentacji.

Nowa definicja i podział

Jedną z kluczowych zmian jest nowa definicja dokumentacji pracowniczej, określona w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Przepis definiuje ją jako dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pojęcie akt osobowych jest ugruntowane i dobrze znane praktykom z działów kadr. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt zawiera wykaz tych oświadczeń lub dokumentów.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest z kolei swoistym novum. Jego interpretacja i stosowanie niewątpliwie będzie...