Przebieg postępowania trzeba dokładnie opisać

źródło: Rzeczpospolita

Metryka sprawy

To, jakie ważne czynności administracyjne i kiedy zostały przeprowadzone przez urzędników, musi wynikać z protokołu. Przebieg postępowania dokumentuje się w metryce sprawy.

Zatrudnieni w administracji publicznej powinni sporządzać zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy dana czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

Kto, gdzie, kiedy

Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.

Protokół odczytuje się wszystkim obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie go podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.

Protokół jest konieczny przy:

- przyjęciu wniesionego ustnie podania,

- przesłuchaniu strony, świadka i biegłego,

- oględzinach i ekspertyzach dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej,

- rozprawie,

- ustnym ogłoszeniu decyzji i postanowienia.

Przykład

Prezydent miasta nałożył na przedsiębiorcę karę pieniężną za zajęcie bez zezwolenia pasa drogowego (przez 210 dni, od 7 kwietnia 2011 r. do 2 listopada 2011 r.). Podstawą była kontrola, podczas

...