Akta pracownicze: więcej i dłużej

Od początku roku zmianie uległ nie tylko czas gromadzenia dokumentacji pracowniczej, ale również jej zakres. Firmowe archiwa mogą się znacznie rozrosnąć, zamiast maleć.

Do niedawna akta osobowe pracowników i dokumentację płacową (m.in. listy płac czy karty wynagrodzeń) należało bezwzględnie przechowywać aż przez 50 lat. Inne dokumenty pracownicze firmy gromadziły zazwyczaj do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń podwładnych.

Nowe zasady

Wraz z nowym rokiem te reguły uległy istotnym zmianom. Zarówno akta osobowe pracowników, jak i pozostała dokumentacja personalna ma być teraz przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym szef rozstanie się z etatowcem.

Zasady obowiązują wszystkich pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Firma może jednak skrócić okres gromadzenia dokumentacji także w stosunku do starszych stażem podwładnych (ale zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.), składając w ZUS odpowiedni raport informacyjny.

Modyfikacje nie dotyczą pracowników z najdłuższym stażem, tj. zatrudnionych przed 31 grudnia 1998 r. W ich przypadku obowiązuje dotychczasowy 50-letni okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej.

Dokumentacja puchnie

Ostatnim zmianom towarzyszyło dookreślenie dokumentacji, którą ma gromadzić szef. Dotychczas, poza aktami osobowymi, pracodawca odpowiadał przede wszystkim za prowadzenie ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia oraz kart przydziału odzieży i obuwia...