Pracownik w trasie – kto za co płaci? Kiedy trzeba odprowadzić składki?

Tylko podróż służbowa spełniająca warunki z kodeksu pracy pozwala na wypłatę diet oraz zwrot kosztów z zastosowaniem ulg podatkowych i składkowych.

Lato w firmach to czas nie tylko planowania urlopów, ale też intensywnych działań w terenie. Kiedy część zespołu odpoczywa, inni ruszają w trasy – na spotkania z klientami, konferencje branżowe, kontrole oddziałów czy wydarzenia integracyjne. Niezależnie od tego, czy podróż odbywa się na wyraźne polecenie pracodawcy, czy wynika z codziennego charakteru pracy, rodzi się pytanie: kto pokrywa koszty i na jakich zasadach? Z punktu widzenia prawa pracy nie każda podróż wygląda tak samo – inne reguły obowiązują w przypadku klasycznej delegacji, a inne, gdy pracownik stale pracuje „w ruchu”. Jeszcze inaczej rozlicza się koszty udziału w wydarzeniach integracyjnych, które, choć nie są stricte służbowe, wiążą się z obowiązkami organizacyjnymi i finansowymi po stronie pracodawcy. W praktyce różnice te mają znaczenie nie tylko formalne, lecz także podatkowe i kadrowe – niewłaściwa kwalifikacja świadczenia lub brak dokumentacji może skutkować ryzykiem sporu z pracownikiem lub organem kontrolnym. W niniejszym artykule omawiamy najczęstsze sytuacje związane z wyjazdami pracowników w okresie letnim – od podróży służbowych po pracę mobilną – i wskazujemy, kiedy oraz w jakiej formie pracodawca powinien (lub musi) pokryć ich koszty.

Wyjazd wyjazdowi nierówny

Choć wszystkie letnie wyjazdy pracowników mogą z pozoru wyglądać podobnie – pakowanie się,...