Jak prawidłowo sporządzić protokół z posiedzenia zarządu i rady nadzorczej

Wprawdzie z żadnego przepisu nie wynika obowiązek sporządzania protokołów z posiedzeń zarządu 
sp. z o.o., to jednak względy praktyczne przemawiają za potrzebą ich spisania. Właściwie sporządzone protokoły mogą bowiem np. stanowić dowód w przypadku, gdy niezbędne okaże się wykazanie powzięcia danej uchwały.

Anna Borysewicz

Najczęściej jest tak, że minimalną treść protokołu określa regulamin zarządu. Wydaje się, że powinien on przynajmniej zawierać: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków organu, treść podjętych uchwał, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz podpisy uczestników. Brak jest przeszkód, aby w protokole zamieścić również dodatkowe informacje, np. dotyczące przebiegu dyskusji nad kolejnymi punktami obrad. Przy czym podkreślić należy, że brak podpisu na protokole któregokolwiek z obecnych na posiedzeniu członków zarządu, a nawet zaniechanie spisania protokołu, nie spowoduje nieważności podjętych uchwał >patrz wzór protokołu z posiedzenia zarządu sp. z o.o.

Z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej obowiązkowo sporządza się protokół. Powinien mieć on co najmniej formę pisemną i polegać na zawarciu w jego treści ustaleń poczynionych w toku obrad >patrz wzór protokołu z posie- dzenia rady nadzorczej sp. z o.o. Może być on prowadzony przez pracownika sp. z o.o., sekretarza rady nadzorczej lub notariusza. Podobnie jak przy protokole z posiedzenia zarządu, elementy protokołu z obrad rady nadzorczej może wskazywać regulamin tego gremium.

Autorka jest adwokatem

podstawa prawna: art. 208 § 5 oraz art. 222 § 2 i 6 ustawy z 15 września 2000r. - Kodeks spółek handlowych (tekst...