Trzeba mieć w biurze dobre urządzenia i właściwie nimi zarządzać

źródło: Rzeczpospolita

Sposobów na redukcję kosztów jest wiele. Można kupić nowy sprzęt i ustawić go w korytarzu zamiast w pobliżu biurek lub wprowadzić karty dostępu i zainstalować aplikacje do kontrolowania. Albo po prostu powierzyć to wszystko firmie zewnętrznej

Drukowania dokumentów w firmie nie da się uniknąć. A wiążą się z tym spore koszty. Niestety, bardzo często nie są one kontrolowane. 70 proc. przedsiębiorstw w Polsce, według firmy Oce, nie ma pojęcia, ile wytwarzanie papierowych dokumentów kosztuje. Tymczasem jest to przynajmniej 5 proc. firmowego budżetu.

Koszty te można zminimalizować dzięki optymalizacji procesów związanych z drukowaniem. Jak tego dokonać? Przede wszystkim trzeba mieć dobry sprzęt i właściwie nim zarządzać. Można się też zastanowić, czy nie powierzyć całego procesu firmie zewnętrznej (outsourcing).

Choć coraz więcej dokumentów krąży w firmie w postaci cyfrowej, nie ma co się łudzić, że pracownicy zaczną mniej drukować. Oni po prostu to lubią. Jak wykazały badania, zrealizowane na zlecenie firmy Samsung pod koniec 2009 r., czterech na pięciu pracowników w Polsce (85 proc.) woli czytać wydrukowane pisma czy materiały, niż przeglądać je na monitorze komputera. Jest to najwyższy wskaźnik w Europie.

Niestety, tylko 20 proc. przedsiębiorstw podejmuje działania zmierzające do oszacowania rzeczywistych potrzeb i wyceny kosztów związanych z drukowaniem. W przypadku małych firm odsetek ten jest jeszcze mniejszy, wynosi ok. 17 proc.

Wyniki badań zamówionych przez Samsunga wskazują, że cztery na pięć polskich przedsiębiorstw (83 proc.) nie wprowadza podstawowych rozwiązań racjonalizujących...