Wyniki inwentaryzacji muszą być rozliczone

źródło: Rzeczpospolita

Ujawnione w toku inwentaryzacji rozbieżności między stanem rzeczywistym a wykazanym w ewidencji należy wyjaśnić i rozliczyć, co jest procesem złożonym, często praco- i czasochłonnym, wymagającym zaangażowania wielu osób.

Inwentaryzacja warunkuje prawidłową wycenę aktywów i pasywów. Rozbieżności między dokumentami inwentaryzacyjnymi a księgami rachunkowymi skutkują powstaniem różnic inwentaryzacyjnych. Są one ujmowane w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ustawy o rachunkowości).

Przed podjęciem działań dotyczących ustalenia przyczyn powstania różnic i obciążenia osób odpowiedzialnych trzeba sprawdzić kompletność i poprawność dokumentacji inwentaryzacyjnej (oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych złożone przed spisem inwentaryzacyjnym i po jego zakończeniu, wypełnione arkusze spisowe wraz z dokumentacją uzupełniającą, sprawozdania komisji spisowej).

Gdy w toku inwentaryzacji stwierdzono różnice inwentaryzacyjne, komisja inwentaryzacyjna podejmuje próby ustalenia ich przyczyn, np. spisując protokół rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za powierzone składniki, zbierając dodatkowe informacje wśród pracowników jednostki czy zarządzając ponowną weryfikację określonego fragmentu spisu. Decyzję o sposobie traktowania niedoborów podejmuje kierownik jednostki, przy czym zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczania różnic inwentaryzacyjnych jednostka powinna opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej element swojej polityki rachunkowości....