Zwyczajne zgromadzenie wspólników – jak prawidłowo sporządzić protokół?

Spółki z o.o., których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, z początkiem kwietnia weszły w okres sprawozdawczy, który potrwa do końca czerwca. W tym czasie powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przebieg powinien zostać udokumentowany protokołem.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych (k.s.h.) protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinien zawierać pewne obligatoryjne elementy. Należy stwierdzić w nim co najmniej prawidłowość zwołania zgromadzenia i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Kodeks stanowi też, że do protokołu należy dołączyć określone załączniki.

Prawidłowość zwołania zgromadzenia

Weryfikacja prawidłowości zwołania zgromadzenia stanowi pierwszą czynność następującą po jego otwarciu, a oświadczenie w tym zakresie musi znaleźć się w protokole. Przepisy kodeksu szczegółowo określają tryb zwołania zgromadzenia, zawierając między innymi regulacje związane z treścią zaproszeń, sposobem ich doręczenia oraz terminem wysłania. Termin „prawidłowość zwołania” zgromadzenia odnosi się także do tego, czy zwyczajne zgromadzenie zostało zwołane przez właściwy organ (właściwe osoby) – zarząd. Zgromadzenie wspólników powinno być także zwołane we właściwym miejscu – to jest w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki dopuszcza możliwość przeprowadzenia zgromadzenia w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą zgodę na inne miejsce (na piśmie). Weryfikacja prawidłowości zwołania zgromadzenia ma na celu potwierdzenie – już na samym początku...