Procedura zgłoszeń wewnętrznych. Czy warto przewidzieć w niej dodatkowe elementy?

Co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych, a co może? Jak podejść do kwestii rozszerzenia ustawowego katalogu naruszeń prawa? Czy warto zachęcać do wybierania zewnętrznej ścieżki dokonywania zgłoszeń? Czy i jaki system zachęt można przewidzieć w procedurze?

Ustawodawca zobowiązał firmy do ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Wskazał, jakie konkretnie elementy muszą obowiązkowo znaleźć się w procedurach zgłoszeń wewnętrznych. Niektóre kwestie pozostawił jednak do swobodnej decyzji firm.

∑ Co obowiązkowo firma musi ustalić w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Każda firma, która ma obowiązek ustalenia tej procedury, musi w niej określić:

∑ wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez firmę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,

∑ sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem do kontaktu (korespondencyjnym lub poczty elektronicznej),

∑ bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej firmy, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z  sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

∑ tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,

∑ obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy...