Potwierdzenia sald – dlaczego warto je wysyłać

Co to są potwierdzenia sald i w jakim celu są stosowane wskazuje trzeci rozdział ustawy o rachunkowości, dotyczący inwentaryzacji. Wysyłka potwierdzeń sald – obok spisu z natury i weryfikacji – jest jedną z metod inwentaryzacji, którą raz w roku jest zobowiązany przeprowadzić każdy przedsiębiorca prowadzący księgi rachunkowe.

Potwierdzenie sald kojarzy się przede wszystkim z potwierdzaniem sald należności. Jednak w rzeczywistości inwentaryzacja poprzez potwierdzenia sald obejmuje:

- stan środków na rachunkach bankowych;

- stan papierów wartościowych w formie zdematerializowanej;

- stan należności z tytułu dostaw i usług;

- stan udzielonych pożyczek;

- stan powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Dokumentacja

W przypadku potwierdzania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych uzgodnienie odbywa się na podstawie dokumentu otrzymanego z banku, który prowadzi dany rachunek. Podobnie odbywa się potwierdzanie stanów papierów wartościowych, które jednostka posiada w banku lub biurze maklerskim. Co do potwierdzeń sald należności, kojarzą się one z drukiem – zawierającym odcinek A i B – wysyłanym do kontrahenta. Przepisy bilansowe nie zawierają wzoru druku „potwierdzenie sald". Wygląd takiego dokumentu zależy od wewnętrznych ustaleń jednostki. Podobnie wygląda proces potwierdzania stanu udzielonych pożyczek – to wierzyciel wysyła do swoich dłużników wypełniony druk. W przypadku potwierdzania stanu powierzonym kontrahentom własnych...