Jak wyznaczyć inspektora ochrony danych – poradnik

Wyznaczenie inspektora ochrony danych w organizacji wymaga nie tylko sporządzenia i udokumentowania procedur dotyczących jego funkcjonowania, ale także podjęcia czynności formalnych, takich jak skierowanie zawiadomienia do organu nadzorczego czy publikacja danych kontaktowych inspektora. Brak realizacji tych obowiązków stanowi naruszenie przepisów RODO – dostrzegane i karane przez europejskie organy nadzorcze.

Inspektor ochrony danych (IOD) jest odpowiedzialny za budowanie kultury ochrony danych osobowych w organizacji. Jak po blisko sześciu latach od rozpoczęcia stosowania przepisów RODO wypełniana jest w praktyce ta rola? Z jakimi problemami mierzą się inspektorzy ochrony danych? Jakich rad udziela prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych organizacjom, które wyznaczyły IOD, a także samym inspektorom? Jakie wnioski w zakresie pełnienia tej funkcji można wysnuć na podstawie rozstrzygnięć zagranicznych organów ochrony danych osobowych? Na te pytania odpowiemy w cyklu artykułów poświęconych praktycznym problemom związanym z wyznaczeniem i funkcjonowaniem inspektora ochrony danych w organizacji.

1. Wyznaczenie IOD – formalna decyzja

Organizacje, które zobowiązane są do wyznaczenia IOD zgodnie z przepisami RODO (pisaliśmy o tym w artykule z 23 lutego: https://www.rp.pl/abc-firmy/art39884941-co-grozi-za-brak-wyznaczenia-inspektora-ochrony-danych) lub które podjęły decyzję o wyznaczeniu tej roli z uwagi na standardy ochrony danych osobowych powinny pamiętać, że niezbędne jest dopełnienie wymogów formalnych dla wyznaczenia IOD. Pierwszym punktem na liście zadań organizacji, która decyduje się na wyznaczenie IOD powinno być sformalizowanie tej decyzji i jej wydanie przez organ uprawniony do prowadzenia spraw w imieniu organizacji – np. poprzez...