Dokąd zmierza Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją?

Cyfryzacja kontaktów administracji z otoczeniem i klientami postępuje dynamicznie, ale wewnętrzne zarządzanie dokumentacją, danymi i informacją wymaga zmian.

Rok 2026 to czas przyspieszenia cyfryzacji administracji. e-Doręczenia są już podstawowym kanałem dla e-usług oraz komunikacji w kontaktach z administracją. Instytucje publiczne od lutego muszą obsługiwać faktury w postaci elektronicznej w KSeF. Wzwiązku z obowiązkiem wprowadzenia w Unii Europejskiej portfeli cyfrowych oraz rozwojem aplikacji mObywatel jeszcze więcej spraw będzie można zrealizować online, .

Jednak – chociaż instytucje publiczne wykorzystują szereg systemów teleinformatycznych i aplikacji – nadal większość podmiotów publicznych działa na podstawie papierowego obiegu dokumentacji i papierowych akt spraw. Dokumentacja elektroniczna w znacznej mierze jest drukowana i przechowywana w teczkach aktowych. By to zmienić, w ostatnich latach pojawiły się plany nałożenia na wszystkie podmioty publiczne obowiązku „stosowania” elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Na czym miałby polegać ten obowiązek, kogo objąć i w jakiej perspektywie zostać urzeczywistniony?

1. Problem z e-Doręczeniami

Idea stosowania EZD jako alternatywy dla papierowych akt spraw pojawiła się w polskiej administracji w 2011 r. wraz z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Następnie w 2015 r....