Pięć sposobów na legalne przetwarzanie danych osobowych

autor zdjęcia: M. P.

źródło: Rzeczpospolita

Michał Kołtuniak

Przedsiębiorca nie zawsze musi mieć zgodę osoby na wykorzystywanie jej imienia, nazwiska lub numeru telefonu. Ustawa wskazuje także na inne przypadki, czynności lub zdarzenia, których spełnienie będzie legalizowało proces przetwarzania informacji.

Często spotykaną praktyką jest ta, gdy przedsiębiorca daje klientowi do podpisania umowę, a ta, oprócz praw i obowiązków związanych z danym stosunkiem prawnym, zawiera klauzulę zgody na przetwarzanie danych. W ten sposób firma chce mieć pewność, że prawidłowo pozyskuje dane osobowe swojego klienta i że będzie je mogła legalnie przetwarzać. Jednak taka klauzula w umowie nie tylko nie jest potrzebna, ale, co więcej, może naruszać przepisy.

Zacznijmy od tego, dlaczego wyraźna zgoda na przetwarzanie danych nie musi być ujęta w umowie podpisywanej przez klienta. A wynika to wprost z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2014 r., poz. 1182 ze zm.). Jej artykuł 23 wskazuje, w jakich sytuacjach przetwarzanie danych jest dopuszczalne, przy czym dotyczy to tzw. danych zwykłych (np.: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr telefonu, adres poczty elektronicznej, nr dowodu). Zgodnie z nim jest to możliwe tylko wtedy, gdy:

- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych (pkt 1),

- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (pkt 2);

- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (pkt 3),

-...