Część dokumentów na papierze, reszta w elektronice

Digitalizacja nie musi objąć całości dokumentacji pracowniczej. Jej część pracodawca nadal może prowadzić 
i przechowywać w formie papierowej. Takie stanowisko zajął resort pracy.

To odpowiedź na pytanie Rzeczpospolitej dotyczące wariantów, jakie do wyboru mają od stycznia br. pracodawcy. Okazuje się, że jeśli chcą przejść na elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej, mogą to zrobić stopniowo. Nadal większość dokumentów trzymać w formie papierowej, kolejno zmieniając ich postać na cyfrową.

Własna decyzja

Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Ustawodawca użył w tym przepisie alternatywy nierozłącznej „lub". To zaś oznacza, że pracodawca może wybrać tylko formę pisemną, tylko formę elektroniczną, albo też zdecydować się połączyć oba te sposoby prowadzenia dokumentacji. Takie też stanowisko wyraził resort pracy.

Dla każdej teczki

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyraziło w tej kwestii jeszcze bardziej liberalne zdanie. Resort uznał, że „Przepisy nie wprowadzają także wymogu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w jednakowej postaci dla wszystkich zatrudnianych pracowników. Wybór postaci, w jakiej pracodawca będzie prowadził dokumentację pracowniczą poszczególnych pracowników należy (...) do...