System zgłoszeń musi być skuteczny

Wdrożenie systemu whistleblowingowego w organizacji to projekt rozłożony w czasie i mający charakter przekrojowy zarówno pod względem osób zaangażowanych w jego implementację, jak i zagadnień, których dotyczy.

O whistleblowingu mówimy coraz więcej. Poszczególne firmy coraz częściej decydują się na wdrożenie wewnętrznych kanałów zgłaszania w oparciu o własne zasoby, a także przy udziale zewnętrznych usługodawców. Jak zatem skutecznie krok po kroku przygotować organizację na wprowadzenie systemu zgłaszania nieprawidłowości?

Zaangażowane działy

Już na wstępie warto zadać sobie pytanie, jakie funkcje i działy w ramach organizacji będą odgrywały aktywną rolę we wdrażaniu rozwiązań związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości. Dobre praktyki stanowią, że do prac związanych z doborem systemu whistleblowingowego niezbędne jest zaangażowanie działu prawnego oraz compliance, a także zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie zasobami ludzkimi.

Pierwsze dwie komórki mają wiodący głos w zakresie opracowania wewnętrznej polityki zgłaszania nieprawidłowości, a także uwzględnienia oraz jej weryfikacji pod kątem spójności z innymi aktami wewnątrzzakładowymi. Współpraca działu HR wnosi zaś pierwiastek związany z komunikacją w organizacji dotyczącą nowo implementowanych rozwiązań, a także – co jest nie mniej istotne – pozwala na dobór odpowiednich kanałów zgłaszania nieprawidłowości dostosowanych do rodzaju i sposobu pracy.

Rolę wspierającą w tym procesie może odegrać m.in. dział IT, który będzie zaangażowany w związku z wdrożeniem...