Krajowy System e-Faktur – co warto wiedzieć

Od stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji – przedsiębiorcy mogą je stosować dobrowolnie, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Jednak na podstawie decyzji wykonawczej Rady UE od stycznia 2024 r. fakturowanie przy pomocy KSeF stanie się w Polsce rozwiązaniem obowiązkowym.

Krajowy System e-Faktur jest systemem umożliwiającym wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która opublikowana jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Etapy wdrażania systemu e-Faktur KSeF w Polsce

Podmioty korzystające z KSeF

W rozporządzeniu Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określone zostały rodzaje uprawnień do korzystania z systemu KSeF. Rozporządzenie określa także sposoby nadawania e-Faktur, zmiany i odbierania, sposoby uwierzytelniania podmiotów oraz dane potrzebne w celu uzyskania dostępu do faktury ustrukturyzowanej.

Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur podatnik będzie musiał uwierzytelnić swoje dane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub profilu zaufanego.

Z systemu może korzystać podatnik oraz podmioty przez niego upoważnione, np. osoby fizyczne czy biuro rachunkowe. W celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorca musi najpierw przejść przez etap uwierzytelniania....