KSeF – pora dostosować firmę do nowych wymogów

Nadchodzące zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla większości firm będą oznaczać konieczność wystawiania ustrukturyzowanych faktur, według określonego przez Ministerstwo Finansów wzoru. Warto wcześniej pomyśleć o przygotowaniu systemu księgowego do nowych obowiązków.

Dla wielu przedsiębiorców KSeF wydaje się jeszcze odległym obowiązkiem. Może to być jednak właściwy moment, aby przyjrzeć się bliżej ustrukturyzowanym fakturom, które od 1 lipca przyszłego roku mają się stać nieodzownym elementem działalności większości podatników VAT.

KSeF nie jest zupełnie nowym rozwiązaniem – podatnicy już od 1 stycznia 2022 r. mogą dobrowolnie wystawiać faktury w tym systemie. W celu dostosowania do niego własnych systemów informatycznych mogą korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF.

Czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana

Na początek wyjaśnijmy, że KSeF to system teleinformatyczny, który służy m.in.:

∑ wystawianiu faktur ustrukturyzowanych (e-faktur),

∑ dostępowi do e-faktur,

∑ otrzymywaniu e-faktur,

∑ przechowywaniu e-faktur.

Natomiast e-faktura to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Dokument jest zarówno generowany, jak i otrzymywany przy użyciu KSeF, za pomocą oprogramowania interfejsowego. Ma postać elektroniczną, zgodną ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. Dz.U. 2023 r., poz. 57 ze zm.).

Faktura generowana w KSeF ma postać ustrukturyzowaną w formacie xml....