Jak długo trzeba przechowywać sprawozdania finansowe

- Przed kilkoma dniami Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy naszej spółki dokonało zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2019. Jak długo mamy obowiązek jego archiwizacji? Czy w związku z obligatoryjnym sporządzeniem takiego sprawozdania w formacie logicznym, istnieje potrzeba przechowywania go w formie papierowej? – pyta czytelnik.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie (art. 74 ust. 1 uor).

Co ważne, takiemu obowiązkowi podlegają tylko i wyłącznie zatwierdzone sprawozdania finansowe. Zatwierdzenia dokonują oczywiście odpowiednio do tego uprawione organy spółki, czyli takie, które zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności są uprawnione do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.

W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników. Warto podkreślić, że obligatoryjny 5-letni okres przechowywania sprawozdań finansowych wprowadzono do nowelizacją przepisów rachunkowych z dniem 1 stycznia 2019 r. Wcześniej bowiem sprawozdania podlegały trwałemu przechowywaniu.

Dokumentacja księgowa

Ustawodawca, w rozdziale 8 "Ochrona danych" ustawa o rachunkowości, precyzyjnie określił również zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej. Przede...