Jak przechowywać dowody księgowe

Zarówno niewielkie firmy z grupy MŚP, jak i duże przedsiębiorstwa oraz międzynarodowe korporacje są zobowiązane dbać o dokumenty księgowe, w szczególności nadzorować, aby były prawidłowo przechowywane.

Niedopilnowanie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych naraża przedsiębiorców na konsekwencje prawne. Ewentualne uchybienia dotyczące nieprzestrzegania przepisów prawnych są najczęściej wykrywane podczas czynności przeprowadzanych przez organy podatkowe.

Aby ustrzec się przed ujemnymi następstwami wykrytych błędów w przechowywaniu dowodów księgowych, należy przede wszystkim prawidłowo klasyfikować dokumenty księgowe oraz znać zasady ich przechowywania, w tym terminy wymagane do ich przechowywania. Podstawowe przepisy prawne opisujące przechowywanie i ochronę danych znajdują się w rozdziale 8 (art. 71-76) ustawy o rachunkowości.

Dokumenty księgowe, które muszą być przechowywane, to m.in.:

∑ dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości,

∑ księgi podatkowe (pełna księgowość – księgi rachunkowe, księgowość uproszczona – księga przychodów i rozchodów),

∑ ewidencje,

∑ rejestry VAT sprzedaży, rejestry VAT zakupów,

∑ dowody księgowe,

∑ dokumenty inwentaryzacyjne,

∑ sprawozdania finansowe,

∑ sprawozdania z działalności jednostki.

Ustawowe zasady

Dowody będące podstawą zapisów w księgach oraz dokumenty inwentaryzacyjne podlegają archiwizowaniu w siedzibie jednostki lub jej oddziałów (zakładów). Istnieje możliwość...