Ryczałtu na jazdy lokalne nie można wypłacić bez wymaganych dokumentów

Do wypłaty ryczałtu na jazdy lokalne nie wystarcza sama umowa przyznająca pracownikowi takie świadczenie. Jakie jeszcze dokumenty są niezbędne?

Przyznanie pracownikowi ryczałtu na jazdy lokalne nakłada na służby kadrowo-płacowe określone obowiązki dokumentacyjne. Muszą przygotować wymagane dokumenty, w których powinny się znaleźć niezbędne informacje. Niestety przepisy albo w ogóle nie podejmują tego tematu, albo zajmują się nim dość ogólnikowo. Dlatego kadrowi zgłaszają szereg wątpliwości w tym zakresie.

Umowa przyznająca ryczałt

Zasady przyznawania, naliczania oraz wypłacania popularnych ryczałtów na jazdy lokalne regulują przepisy rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). W § 1 ust. 1 rozporządzenia wyjaśniono, że zwrot tego rodzaju kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Ani przywołane rozporządzenie, ani żaden z innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych nie określa jednak wzoru takiej umowy, a nawet podstawowych danych, które powinny się w niej znaleźć. Kwestie te w całości pozostawione więc zostały służbom kadrowo-płacowym, na których z reguły spoczywa...