Jak skutecznie wdrożyć system compliance?

Nawet najlepiej zaprojektowany system compliance nie ochroni spółki i jej zarządu, jeśli pozostanie jedynie na papierze.

Audytorzy wewnętrzni, rady nadzorcze, komitety audytu, biegli rewidenci oraz organy nadzoru i kontroli oczekują dowodów wdrożenia, monitorowania i działań naprawczych. „Nie wystarczy wiedzieć, trzeba stosować. Nie wystarczy chcieć, trzeba działać” – powiedział Johann Wolfgang von Goethe. Ten artykuł pokazuje, jak przejść od deklaracji do skuteczności, zbudować kulturę compliance, osiągnąć spójność i nie bać się kontroli.

1. Wdrożenie to fundament – prawo wymaga działania

Kodeks spółek handlowych (art. 377¹ § 1 k.s.h.) nakłada na członków zarządu obowiązek działania z należytą starannością wynikającą z zawodowego charakteru ich działalności, a od października 2022 r. także obowiązek lojalności wobec spółki. Ta lojalność obejmuje zorganizowanie spółki tak, by minimalizować ryzyka prawne i reputacyjne. Brak realnego wdrożenia systemu compliance może być kwalifikowany nie tylko jako zaniedbanie, lecz – w razie powstania szkody – jako działanie sprzeczne z prawem, rodzące osobistą odpowiedzialność odszkodowawczą (art. 483 k.s.h.).

Rada nadzorcza jest zobowiązana do corocznej oceny adekwatności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i compliance (art. 382 § 3¹ pkt 2 k.s.h.). To oznacza, że zarząd musi przedstawić twarde dane: raporty z monitoringu, rejestry szkoleń, wyniki audytów, rejestry incydentów...