Faktura w KSeF może mieć dodatkowe oznaczenia nabywcy

Jeśli sprzedawca nie da specjalnych oznaczeń na fakturze, nabywca będzie miał problem z rozliczeniem pracowniczych zakupów oraz rozdzielaniem wydatków na poszczególne projekty i oddziały.

W firmach trwają przygotowania do wdrożenia księgowej rewolucji, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Eksperci uczulają na ważną rzecz. – Trzeba tak przygotować systemy księgowe i nowe wzory faktur, aby można było nadawać im dodatkowe oznaczenia – mówi Jacek Leśniewski, doradca podatkowy w kancelarii Alo-2.

Po co to robić? – Aby nabywca mógł sprawniej przypisywać faktury do poszczególnych pracowników, projektów czy oddziałów, co jest niezbędne do ich wewnętrznego rozliczania – tłumaczy Magdalena Jaworska, radca prawny, doradca podatkowy, partnerka w Quidea.

Jak rozdzielać faktury?

Teraz jest to łatwe. Od 1 lutego 2026 r., kiedy faktury będą trafiać do centralnej bazy zarządzanej przez fiskusa, będzie trudniej. Zobrazujmy to przykładami.

– Załóżmy, że doszło do awarii w biurze i trzeba szybko ją naprawić. Pracownik idzie więc do supermarketu kupić narzędzia i materiały. Teraz dostaje papierową fakturę, opisuje ją na odwrocie i zanosi do rozliczenia w księgowości. Po wejściu KSeF, faktura...