KSeF – rodzaje faktur i zasady ich wystawiania

Od 1 lutego 2026 r. będą dwa tryby wystawiania faktur. Tryb online to wystawianie faktur i ich wysyłka w czasie rzeczywistym do KSeF. Tryb offline to wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej do systemu w późniejszym terminie.

Faktura to dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.). Z kolei faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.). Natomiast faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT). Definicja ta nie zmieni się po 1 lutego 2026 r.

Trzy rodzaje faktur offline

Ustawa o VAT nie posługuje się pojęciem faktury offline. Natomiast pojęciem tym posługuje się Ministerstwo Finansów.

Należy wyróżnić trzy rodzaje faktury off-line:

∑ faktura offline24, o której mowa w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT i którą może wystawić bez ograniczeń każdy podatnik,

∑ faktura offline (niedostępność) wymieniona w art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT, –o której mowa w art. 106ne ust. 4 ustawy o VAT – wystawiana w okresie trwania...