Jak wystawiać faktury w KSeF

Podstawowe elementy faktury nie zmienią się po 1 lutego. W porównaniu do obecnego procesu fakturowania zmieni się natomiast sposób jej przygotowania i przesyłania pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego.

Już od 1 lutego dla dużych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia dla pozostałych podatników VAT Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się kluczowym elementem obiegu dokumentów w Polsce. Podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, a ich przesłanie do systemu stanie się jedyną prawnie uznawaną formą dokumentowania sprzedaży (z pewnymi wyjątkami). W związku z tym bardzo istotne jest, aby przedsiębiorcy dobrze zrozumieli zasady działania systemu oraz proces wystawiania faktur w nowym modelu.

Proces wystawiania faktur w KSeF różni się od tradycyjnych metod fakturowania, ponieważ wymaga spełnienia określonych wymogów technicznych i formalnych. Każda faktura – aby uzyskać moc prawną – musi być przygotowana w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3), przesłana do systemu i zweryfikowana. Dopiero po pozytywnej walidacji i nadaniu numeru referencyjnego przez system dokument jest uznawany za wystawiony.

Korzystanie z KSeF nie wymaga posiadania specjalnego programu komercyjnego. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, które umożliwiają:

∑ ręczne wystawianie faktur przez aplikację webową KSeF (dostępną przez przeglądarkę),

∑ korzystanie z aplikacji mobilnej KSeF,

∑ integrację z systemami księgowymi przez API – to opcja dla firm korzystających z własnych lub zewnętrznych programów...