E-mail służbowy jak list tradycyjny

Zasady | Na korespondencję w formie elektronicznej należy reagować możliwie szybko. Świadczy to o szacunku do nadawcy i ułatwia sprawne rozwiązanie problemu.

List służbowy (tradycyjny i elektroniczny) odgrywa dużą rolę w przypadku firm, organizacji i oczywiście urzędów państwowych, stanowi niejako ich wizytówkę. Warto się zatem zapoznać z zasadami, których przestrzeganie zdecydowanie ułatwi zredagowanie odpowiedniego pisma.

Liczy się pierwsze wrażenie

Na początku bardzo pomocne może się okazać sporządzenie konspektu (planu) listu. Należy się zastanowić nad merytoryczną zawartością i celem pisma, aby odpowiednio dobrać jego styl. Pomoże to uniknąć chaotyczności wypowiedzi.

Pierwsze wrażenie – tak jak w życiu – jest niezwykle istotne. Z tego powodu trzeba zachować odpowiedni układ graficzny listu, który wiąże się z właściwym układem jego treści. Taka przejrzystość zdecydowanie ułatwi adresatowi jego łatwe i szybkie przeczytanie, zrozumienie i w konsekwencji – ewentualne udzielenie odpowiedzi na zapytanie. Redagowanie pisma w formie tradycyjnej należy rozpocząć od zaznaczenia marginesów, dzięki którym tekst jest odsunięty od brzegów kartki, co często okazuje się bardzo praktyczne, umożliwia m.in. wpięcie jej do segregatora. Warto dodać, że listy można drukować na papierze bez nadruku albo na blankietach...