Jak rozliczyć wyjazdy służbowe członka zarządu

Wydatki na hotel i pociąg, oddane menedżerowi przez spółkę, mogą być przez nią ujęte w kosztach uzyskania przychodów. Obowiązek ich zwrotu powinien jednak wynikać z umów, uchwał lub regulaminów regulujących tę kwestię. Tomasz Musialski 
Bartosz Suławko

Pełnienie obowiązków członka zarządu w spółce kapitałowej niejednokrotnie wiąże się z koniecznością wykonywania zadań służbowych poza miejscem jej siedziby. Wyjazdy tego typu generują różne koszty takie jak koszty noclegu, dojazdu czy wyżywienia, które w praktyce są przez spółkę zwracane członkom zarządu. W przypadku gdy członek zarządu jest jednocześnie pracownikiem, skutki podatkowe takich działań są przeważnie łatwe do określenia. Warto się jednak zastanowić jak należy postępować w przypadku gdy między członkiem zarządu a spółką nie została zawarta umowa o pracę, ale np. popularny w ostatnich latach tzw. kontrakt menedżerski, bądź umowa cywilnoprawna innego typu lub gdy formalnoprawną podstawą pełnienia obowiązków członka zarządu jest jedynie akt powołania.

Musi być związek z działalnością

Rozpatrując tę kwestię od strony spółki, należy rozważyć dopuszczalność zaliczenia wydatków związanych z dokonywanym zwrotem do kosztów uzyskania przychodów. Konieczne zatem będzie przeanalizowanie ich pod kątem wymogów wskazanych przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z wyjazdami członka zarządu w celu wykonywania przez niego obowiązków służbowych pozostają w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością. Przykładowo działania...