Na co uważać, raportując niezdolność do pracy pracownika?

Na podstawie druku ZUS Z-3 określane jest przez ZUS prawo do świadczeń chorobowych oraz wyliczana ich wysokość. Na co powinny zwrócić uwagę służby kadrowo-płacowe przy wypełnianiu tego formularza?

Zasady wypełniania zaświadczenia ZUS Z-3 nie są uregulowane żadnym z powszechnie obowiązujących przepisów. Wyjaśnienia znajdują się jedynie na samym druku i nie dotyczą wszystkich sytuacji, z jakimi mogą się spotkać służby kadrowo-płacowe, odpowiedzialne za prawidłowe wypełnienie formularza. Dlatego kadrowym zdarzają się błędy.

Bez pomniejszania o składki

Mimo że z wyjaśnień umieszczonych na druku ZUS Z-3 jednoznacznie wynika, że w tabelach dotyczących wynagrodzeń należy podawać kwoty przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, zdarza się, że kadrowi wpisują wynagrodzenia już po takim pomniejszeniu. W czasie kontroli powołują się na treść art. 3 pkt 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 501) oraz fakt, że we wspomnianych tabelach mowa jest o procencie potrąconej składki, w związku z czym można wnioskować, że należy podać tu wynagrodzenia już po jej potrąceniu.

Przywołany przepis ustawy chorobowej wyjaśnia, że pod pojęciem wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru pracowniczych świadczeń chorobowych, należy rozumieć przychód pracownika, będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych z jego środków. Z jego treści też więc można wnioskować,...