Krajowy System e-Faktur – nowy obowiązek to nowe ryzyka

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, lecz przede wszystkim transformacja procesów księgowych, sprzedażowych, kontrolnych oraz zakresu odpowiedzialności na poziomie nadzoru korporacyjnego.

Wprowadzenie obowiązkowej elektronizacji obiegu faktur stanowi jeden z najistotniejszych etapów cyfryzacji polskiego systemu VAT. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem umożliwiającym wystawianie i udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Celem wdrożenia KSeF jest cyfryzacja procesów wystawiania oraz obiegu faktur, tak aby działo się to w czasie rzeczywistym. Obowiązek korzystania z KSeF docelowo ma dotyczyć wszystkich przedsiębiorców wystawiających (i przyjmujących) faktury, natomiast będzie wprowadzany stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej poziomu 200 mln zł (licząc z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów.

Co ważne, najmniejsi przedsiębiorcy, tj. tacy, u których miesięczna wartość wystawianych faktur nie przekroczy 10 tys. zł brutto (z VAT), będą mogli wystawiać faktury poza KSeF (tzn. papierowo lub elektronicznie, np. w formie PDF) jeszcze do końca 2026 r. Przekroczenie limitu spowoduje konieczność pełnego korzystania z KSeF dla wszystkich faktur. Trzeba podkreślić, że odroczenie dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Od 1 lutego 2026 r. w obrocie pojawią się faktury KSeF wystawiane przez duże podmioty, które pozostali przedsiębiorcy też będą musieli obsłużyć, nawet jeżeli sami nie będą jeszcze objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

E-faktury wystawiane w...