Jak ująć w KSeF zakupy pracownicze

Sprzedawca nie musi przekazywać faktury pracownikowi. Trafia ona do KSeF i jest udostępniana pracodawcy, który powinien wdrożyć odpowiednie procedury zapewniające identyfikację wydatków i ich prawidłowe przypisanie i rozliczenie.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie rozliczeń podatkowych od wielu lat. Nowe regulacje nie tylko standaryzują obieg dokumentów i eliminują papierowe faktury, lecz także wymuszają daleko idące zmiany organizacyjne w firmach. Zmiany te dotykają w szczególności obszaru zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu przedsiębiorstwa – zarówno podczas delegacji, jak i w codziennym zaopatrzeniu biura czy w trakcie realizacji projektów.

Dotychczas proces był stosunkowo nieskomplikowany: pracownik podawał sprzedawcy NIP pracodawcy, odbierał fakturę w formie papierowej lub elektronicznej i przekazywał ją do działu księgowości, czasem uzupełniając o krótki opis celu zakupu. Wraz z wejściem w życie KSeF ten schemat przestał być wystarczający, a część obowiązków i ryzyk przenosi się z pracownika na system oraz na procedury wewnętrzne firmy.

Zupełnie inny obieg dokumentów

Po wdrożeniu KSeF sposób obiegu dokumentów uległ zasadniczej zmianie. Faktura jest co do zasady wystawiana i przesyłana w formie elektronicznej – z systemu sprzedawcy do KSeF, skąd jest udostępniana pracodawcy. Pracownik może nie otrzymać żadnej kopii faktury, a nawet jeśli ją otrzyma, to dokument ten funkcjonuje poza podstawowym, systemowym obiegiem dokumentów w firmie....