Ryzyko odpowiedzialności za błędy w KSeF można ograniczyć

Wdrażając KSeF, wiele firm skupiło się na aspekcie technologicznym: integracja z ERP, formaty XML, tokeny autoryzacyjne. Tymczasem równie istotne – a często pomijane – są kwestie zarządzania ryzykiem odpowiedzialności.

Odpowiednie zarządzanie ryzykiem odpowiedzialności wymaga ustalenia: kto za co odpowiada, jak ograniczyć ryzyko błędu oraz co zrobić, gdy system zawiedzie lub ktoś popełni błąd.

Poniżej znajduje się zestaw dobrych praktyk organizacyjnych, proceduralnych i prawnych, które realnie zmniejszają ryzyko ponoszenia odpowiedzialności – podatkowej, karnej skarbowej i cywilnej.

1.

7

Jasne przypisanie ról i odpowiedzialności (macierz RACI)

Jednym z najpoważniejszych błędów w obsłudze KSeF jest brak jednoznacznego określenia, kto dokładnie odpowiada za poszczególne elementy obsługi KSeF, czyli za: wystawianie faktur, walidację danych, przesyłanie do systemu, kontrolę statusu, autoryzację itd.

Z perspektywy KSeF największe znaczenie ma polityka zarządzania certyfikatami i uprawnieniami. Jeżeli firma stosuje certyfikaty imienne, to osoba, która wykonuje daną czynność i autoryzuje ją swoim certyfikatem, jest jednoznacznie odpowiedzialna za to działanie. System nie analizuje struktury...