Kto w firmie ponosi odpowiedzialność za błędy i problemy z KSeF

Odpowiedzialność za KSeF w przedsiębiorstwie to dziś jedno z najbardziej niedoszacowanych ryzyk – zarówno po stronie organizacyjnej, jak i prawnej. Brak kar do końca 2026 r. nie oznacza braku konsekwencji biznesowych.

Od 1 lutego br. duże przedsiębiorstwa zostały objęte obowiązkiem wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To przełomowa zmiana, która istotnie modyfikuje sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Choć formalny obowiązek dotyczy obecnie wyłącznie największych firm, jego skutki odczuwają również mali i średni przedsiębiorcy, którzy współpracują z dużymi podmiotami. Wystarczy jedna faktura otrzymana od dużego kontrahenta, aby KSeF stał się elementem codziennej działalności operacyjnej – niezależnie od skali prowadzonego biznesu.

Dla wielu firm to dopiero początek wyzwań. Etap operacyjny ujawnia bowiem problemy, które nie zawsze były widoczne na etapie wdrożenia: błędy w danych, nieprawidłową integrację systemów finansowo-księgowych, opóźnienia w obiegu dokumentów czy niejasności w zakresie odpowiedzialności. Pojawiają się pytania: co w sytuacji, gdy faktura nie trafi do systemu? Kto odpowiada za błędne dane? Co, jeśli integracja z systemem ERP zawiedzie, a kontrahent naliczy odsetki?

Do końca 2026 roku ustawodawca nie przewidział sankcji za błędy związane z funkcjonowaniem KSeF, co ma umożliwić podatnikom bezpieczne wdrożenie nowych rozwiązań w praktyce. Brak kar nie oznacza jednak braku konsekwencji biznesowych. Kto i za co odpowiada, gdy KSeF zawodzi i jak firmy mogą zabezpieczyć się przed skutkami błędów –...