Jak rozliczyć wydatki na funkcjonowanie rady nadzorczej

Wynajem sali, zakup materiałów biurowych i zamówienie poczęstunku dla członków organów nadzorczych może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zwrot kosztów podróży tych osób już nie. Tak wynika z interpretacji fiskusa

Osoby zasiadające w radzie nadzorczej spółki najczęściej nie są jej pracownikami. W ich wypadku nie można więc mówić o podróżach służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy.

Członkowi rady nadzorczej może jednak przysługiwać zwrot wydatków z tytułu podróży na podstawie zawartej z nim umowy cywilnoprawnej czy też innych wewnątrzzakładowych regulacji.

Wypłaty takie zawsze muszą wynikać z obowiązującego w spółce dokumentu (np. zarządzenia, uchwały). Trzeba w nim określić zasady ich ustalania. W praktyce często stosuje się odesłanie do rozporządzeń w sprawie krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

Osoby otrzymujące takie kwoty korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, o ile spełnione są kryteria określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. Przede wszystkim świadczenia nie mogły zostać zaliczone przez otrzymującego do  kosztów uzyskania przychodów.

Jest też drugi warunek. Świadczenia zostały poniesione:

- w celu osiągnięcia przychodów lub

- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

- przez osoby...