Między mglistością a jasnopisem

Urzędnicy mogą szybko sprawdzić, czy ich pisma zostaną zrozumiane przez wszystkich klientów, nawet mało wykształconych. Do tego służą bezpłatne aplikacje komputerowe dostępne w internecie.

Język urzędowy (urzędniczy, kancelaryjny) jest pełen skomplikowanych słów, długich zdań, terminów fachowych, pojęć specjalistycznych, kalek z języka prawniczego, dziwnych brukselizmów itd. Do tego dochodzi jeszcze zbyt często lekceważący stosunek do klienta, który objawia się tym, że urzędnik nie podejmuje nawet próby „przetłumaczenia" skomplikowanych zapisów prawnych na język zrozumiały dla petenta. Zostawia go sam na sam z tym specjalistycznym językiem.

Obawa przed interpretacją

Urzędnicy lubią się tłumaczyć, że nie są od interpretowania prawa, lecz jedynie od jego wykonywania. Nieprawda, obowiązkiem urzędnika jest wytłumaczenie klientowi wszystkiego, co dotyczy jego urzędowej sprawy, w sposób kompetentny, wyczerpujący i jasny. A to znaczy językiem dostosowanym do odbiorcy. Kto, jak nie urzędnik, ma pomóc klientowi w sprawach administracji? Nie może być tak, że urzędnik nie chce napisać pisma swoimi słowami i wybiera metodę kopiuj-wklej, ponieważ obawia się, że dokona nadinterpretacji tekstu prawniczego. Z tego powodu teksty urzędnicze bywają niezrozumiałe.

Inne przyczyny to: pisanie bardzo długimi zdaniami, używanie form bezosobowych (np. wzywa się, informuje się, przedstawiono), nienaturalne nazywanie czynności rzeczownikami (np. robienie, nieusprawiedliwienie) oraz pisanie niezgodnie z naturalnym porządkiem rzeczy i składni,...