Firma może dowolnie organizować archiwizację faktur

Przepisy nie sprzeciwiają się wyłącznie elektronicznemu przechowywaniu dokumentów sprzedaży wysyłanych do klientów w formie papierowej, jeśli wystawca zapewni autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) w toku prowadzonej działalności wystawia faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących (dalej określane łącznie jako faktury). Wszystkie ww. faktury są wystawiane przy użyciu informatycznego systemu finansowo-księgowego w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden przekazywany jest nabywcy towarów/usług, a drugi zostaje w dokumentacji spółki. Oba egzemplarze faktur są drukowane (mają formę papierową).

Z uwagi na dużą liczbę wystawianych faktur spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić nowy model ich archiwizacji. Wszystkie faktury będą generowane w formie elektronicznej przy pomocy informatycznego systemu finansowo-księgowego, a następnie zapisywane na dysku/serwerze spółki w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych w nich zawartych za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania lub edytorów tekstu. System księgowy zawiera pełną historię wystawionych w nim faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła daną fakturę (przy czym do wystawiania faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu księgowego posiadający dostęp do systemu). Zgodnie z planowanym modelem archiwizacji faktur, egzemplarz faktury przeznaczony dla spółki będzie przechowywany wyłącznie na jej dysku/serwerze w formacie PDF (nie będzie już drukowany), natomiast...