Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi określać kanały zgłoszeń

Jeżeli organizacja chce rzetelnie podejść do tematu ochrony sygnalistów, już dziś powinna przeanalizować, jakie kanały zgłoszeń nieprawidłowości będą optymalne dla jej pracowników i innych powiązanych z nią osób.

Każdy podmiot zobowiązany do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie musiał ustanowić kanały zgłoszeń, które zaimplementuje. Wybór jednego lub kilku kanałów zgłoszeń wewnętrznych to kamień węgielny procedury zgłoszeń wewnętrznych, którą już wkrótce będą obowiązane ustalić przedsiębiorstwa oraz inne podmioty wskazane w projektowanej ustawie o ochronie sygnalistów. To właśnie w tych kanałach będzie się rozpoczynać „cykl życia” każdego zgłoszenia. Aby kanał zgłaszania nieprawidłowości był efektywny, musi on jednak cechować się dostępnością oraz budzić zaufanie potencjalnych sygnalistów.

Ustawowe minimum

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje, że „Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (…) obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie”. Oznacza to, że dla spełnienia wymogu ustawowego wystarczające będzie wdrożenie zaledwie jednego kanału zgłoszeń, opartego na formie ustnej lub pisemnej.

O ile zatem dla organizacji wystarczające będzie wdrożenie systemu whistleblowing w wersji minimum, na takim jednym obligatoryjnym kanale zgłoszeń można poprzestać. Jednak wdrożenie systemu whistleblowing w takiej „okrojonej” wersji może się obrócić przeciwko organizacji. Jeżeli bowiem sygnalista nie będzie zainteresowany skorzystaniem z tego jedynego kanału, będzie mieć możliwość dokonania zgłoszenia...