Nowe technologie ułatwiają prowadzenie ewidencji

Narzędzia służące do ewidencjonowania czasu pracy nie mogą śledzić pracowników. Jak z nich korzystać zgodnie z prawem pracy i RODO?

Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. To właśnie ona pozwala prawidłowo ustalić wynagrodzenie, dodatki i inne świadczenia, a w razie kontroli czy sporów o nadgodziny, stanowi kluczowy dowód. Nic więc dziwnego, że jej rzetelne prowadzenie ma ogromne znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Współczesne organizacje coraz częściej do ewidencjonowania godzin pracy wykorzystują narzędzia cyfrowe. Zamiast papierowych list obecności stosuje się aplikacje i systemy rejestracji, które zapisują godziny wejścia i wyjścia, raportują przerwy, a nawet łączą się z systemami kadrowo-płacowymi, ułatwiając rozliczenia. Trzeba jednak pamiętać, że ewidencja nie powinna pełnić funkcji monitoringu, bowiem są to dwie różne instytucje prawne, a każda z nich wiąże się nie tylko z innymi obowiązkami, ale także z innymi konsekwencjami dla pracodawcy.

Co musi znaleźć się w ewidencji?

Zakres obowiązkowych danych jest ściśle określony w rozporządzeniu z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy musi obejmować:

1) liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

2) godziny nocne i nadliczbowe,

3) dni wolne (z podaniem podstawy),

4) dyżury (z godzinami i miejscem pełnienia),

5) zwolnienia, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione...