Delegacja prywatnym samochodem pracownika. Co trzeba wiedzieć?

Mimo, że podróże służbowe odbywane autem niebędącym własnością pracodawcy są dość powszechnym zjawiskiem, służby kadrowo-płacowe popełniają szereg błędów przy rozliczaniu tego rodzaju delegacji.

Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć podróż służbową samochodem niebędącym własnością firmy. Z tego tytułu przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w formie tzw. kilometrówki. W praktyce występuje szereg sytuacji budzących wątpliwości co do możliwości wyrażenia takiej zgody oraz zasad rozliczania tego rodzaju delegacji. Część z nich wyjaśnia niniejsze opracowanie.

Pracownik nie musi być właścicielem

W praktyce często występują sytuacje, że służby kadrowo-płacowe odmawiają wyrażenia zgody na odbycie podróży służbowej samochodem, który nie jest własnością pracownika, a któregoś z członków jego rodziny. Jest to postępowanie niezgodne z § 3 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. DzU z 2023 r. poz. 2190; zwane dalej rozporządzeniem delegacyjnym). Z przepisu tego wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie krajowej lub zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem, które nie są jego własnością. Jak widać nie ma w nim mowy o tym, że dany pojazd musi być własnością pracownika, wystarczy aby nie należał do pracodawcy. Nie ma więc żadnych formalnych przeszkód, aby...