Jak firmy poradziły sobie z wdrożeniem KSeF

Krajowy System e-Faktur w założeniu miał uprościć i ustandaryzować proces fakturowania. W praktyce dla wielu organizacji okazał się jednym z najbardziej złożonych projektów regulacyjno-technologicznych ostatnich lat.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kilkunastu miesięcy jest jednym z najczęściej omawianych tematów wśród dyrektorów finansowych, działów księgowych oraz zespołów IT w firmach działających w Polsce.

Dla przedsiębiorstw KSeF bardzo szybko przestał być postrzegany jako kolejny obowiązek sprawozdawczy. Jego wdrożenie w wielu przypadkach oznacza głęboką ingerencję w systemy ERP i obiegi dokumentów, konieczność uporządkowania danych, które wcześniej nie były krytyczne, a także redefinicję odpowiedzialności między działami finansów, sprzedaży i IT. W przypadku grup międzynarodowych pojawiają się dodatkowo wyzwania organizacyjne i prawne.

W wielu projektach pierwsze pytanie klientów brzmiało: „jak podłączyć ERP do API KSeF?”. Dopiero po kilku tygodniach analizy okazywało się, że problem nie leży w samej integracji, lecz w jakości danych i w samym procesie fakturowania.

Trzeba także zwrócić uwagę, że z technicznego punktu widzenia KSeF działa w zupełnie innej logice niż dotychczasowe systemy raportowe. System jest bardzo restrykcyjny. Jeśli dane nie spełniają wymogów struktury e-faktury (FA3), to faktura po prostu nie przejdzie walidacji. To oznacza, że wiele procesów, które wcześniej funkcjonowały „w praktyce”, musi zostać całkowicie uporządkowanych.

∑ Dlaczego w wielu firmach projekt...