Wydawanie kopii dokumentów. I co zrobić, gdy teczka pracownika zaginie?

Na wniosek pracownika firma powinna mu wydać kopie dotyczących go dokumentów. W jakim terminie i formie trzeba to zrobić? Jak postąpić, gdy teczka zaginęła lub uległa zniszczeniu?

Teczki pracowników są fundamentalnym źródłem wiedzy na temat ich okresów pracy, zasad wynagradzania, posiadanych uprawnień zawodowych czy odbytych szkoleń. W razie sporu sądowego z pracownikiem są też pierwszym dokumentem, do złożenia którego najczęściej zobowiązany jest pracodawca. Są też często wyrywkowo kontrolowane przez inspekcję pracy. Utrata tych dokumentów może wiązać się z dotkliwymi konsekwencjami dla pracodawcy. Eksperci podpowiadają, jak odzyskać utracone dokumenty.

Żądanie pracownika

Zatrudniony może żądać wydania części lub całości jego dokumentacji pracowniczej. Oznacza to nie tylko możliwość otrzymania kopii akt osobowych (kompletnych lub jedynie poszczególnych części), ale też pozostałych dokumentów zgromadzonych w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Szef będzie musiał wydać także kopie następujących dokumentów:

∑ dotyczących ewidencjonowania czasu pracy,

∑ związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów wypoczynkowych,

∑ karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą,

∑ ewentualne wnioski pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

∑ karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i...