Praca na wyjeździe – jak rozliczyć zwrot za pociąg, hotel i obiad

Praca na wyjeździe może być wykonywana w różnych formach prawnych (podróż służbowa, wyjazdy pracowników mobilnych i pracowników oddelegowanych). Każda z nich wiąże się z innymi zasadami opodatkowania zwrotu pracownikowi kosztów przejazdów, noclegów i wyżywienia.

Niestety praktyka skarbowa odnośnie do opodatkowania zwrotu pracownikowi kosztów związanych z pracą na wyjeździe nie zawsze jest zgodna z intuicją płatników, a praktyka sądowa dodatkowo nie jest jednolita.

1. Podróż służbowa

W myśl art.775 § 1 kodeksu pracy „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy. Polega na incydentalnym (tj. wyjątkowym, wykraczającym poza zwykły sposób wykonywania pracy) wyjeździe do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zwykłe miejsce wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT „wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika (…) – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (…)”.

Co jest zapisane w umowie o pracę

Zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli...