Nie każdy ekwiwalent za odzież może być zwolniony ze składek

Popełnienie błędu przy przyznawaniu lub ustalaniu wysokości ekwiwalentu za odzież, obuwie robocze i umundurowanie oraz ich pranie może skutkować koniecznością naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Jak tego uniknąć?

Kwoty pobierane przez pracowników z tytułu ekwiwalentów za odzież, obuwie robocze oraz umundurowanie wyłączone są z podstawy wymiaru składek, tak jak i kwoty wypłacane za pranie odzieży roboczej. Tak wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 728 ze zm.). W określonych sytuacjach ZUS może jednak nakazać ich oskładkowanie i to za okres wsteczny.

Ryczałt to nie ekwiwalent

Prawo do ekwiwalentów za odzież i obuwie robocze, a także za pranie tej odzieży, wynika z art. 2377 § 2 i § 4 oraz art. 2379 § 3 kodeksu pracy. Pierwsze z wymienionych przepisów mówią o tym, że pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników – za ich zgodą – własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Natomiast ostatni z przywołanych przepisów wyjaśnia, że jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Rozporządzenie w...