Zakończenie współpracy też musi być zgodne z RODO

Wraz z odejściem pracownika nie kończy się ochrona jego danych osobowych. Wręcz przeciwnie – to wtedy mogą pojawić się największe wyzwania.

Zakończenie współpracy z pracownikiem to nie tylko kwestie organizacyjne, takie jak zwrot sprzętu służbowego. Z perspektywy ochrony danych osobowych jest to jeden z bardziej wrażliwych momentów w cyklu ich życia. Właściwie przeprowadzony proces rozstania się z pracownikiem (tzw. offboarding) powinien być zgodny z przepisami RODO. Dzięki temu firmy mogą uniknąć późniejszych sporów oraz podejmowania działań naprawczych przez UODO.

Dane pracownika po zakończeniu zatrudnienia

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca, jako administrator danych osobowych byłego pracownika, nie może dowolnie ich przetwarzać. Każda kategoria informacji powinna zostać oceniona pod kątem celu oraz zgodności przetwarzania z przepisami RODO, w szczególności z zasadą ograniczenia przechowywania określoną w art. 5 ust. 1 lit. e. Zgodnie z nią, dane mogą być przetwarzane tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji konkretnego celu wynikającego np. z przepisów prawa pracy lub prawa podatkowego.

Przykład

Pani Katarzyna pracowała w firmie przez wiele lat. Mimo odejścia, jej konto służbowe pozostało aktywne, a dostęp do systemów firmowych nie został wyłączony – w aplikacjach wewnętrznych, takich jak Teams, nadal widniało imię i nazwisko byłej pracownicy. Pani Katarzyna zwróciła...