Każdy dyplom, zaświadczenie i notatka muszą być w aktach

Jeśli pracodawca ponownie zatrudnia tego samego pracownika, nie musi dla niego zakładać nowej teczki osobowej. Dokumenty może dołączyć do starej

Do obowiązków administracyjnych pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników, co wprost wynika z kodeksu pracy.

Natomiast sposób, jak to robić, precyzuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm. dalej rozporządzenie).

Wymóg ten ma charakter powszechny. Oznacza to, że każdy pracodawca musi prowadzić akta osobowe odrębnie dla poszczególnych pracowników.

W trzech częściach

Zgodnie z rozporządzeniem akta osobowe składają się z trzech części. Pierwsza obejmuje wszelką dokumentację dotyczącą procesu rekrutacyjnego pracownika, w drugiej umieszcza się wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem i trwaniem stosunku pracy, natomiast trzecia zawiera te dotyczące ustania angażu.

Rozporządzenie dość dokładnie określa rodzaj dokumentów, które muszą się znaleźć w poszczególnych częściach akt. Mają być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto do każdej części powinien być dołączony wykaz tych papierów.

Dokumenty, które dostarcza pracownik, np. świadectwa z poprzednich miejsc pracy, potwierdzające kwalifikacje i wykształcenie, szef może przechowywać tylko w odpisach...