Nie każdy firmowy wyjazd jest podróżą służbową

Zwrot pracownikowi wydatków za jego wyjazd podlega zwolnieniu z podatku, jeśli odbywa się on z polecenia pracodawcy, poza miejscowość jego siedziby lub poza stałe miejsce pracy oraz w celu wykonywania zadania służbowego.

Należności pracownika z tytułu podróży służbowych przyznane w wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167; dalej: rozporządzenie) są zwolnione z opodatkowania i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Należności te stanowią rekompensatę zwiększonych kosztów wynikających z pracy poza stałym miejscem pracy i w związku z tym nie są elementem wynagrodzenia.

Aby uniknąć skutecznego zakwestionowania przez organy podatkowe i ZUS rozliczenia zwrotu kosztów podróży służbowych, pracodawca musi każdorazowo prawidłowo zakwalifikować wyjazd pracownika jako podróż służbową. W praktyce często sprawia to pracodawcom trudności.

Podróż pracownika jest podróżą służbową, gdy łącznie spełnione są trzy warunki:

1) jest to wyjazd na polecenie pracodawcy

2) poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy

3) w celu wykonywania zadania służbowego.

Brak którejkolwiek z tych cech wyklucza zakwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej.

Podstawą odbycia i rozliczenia podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego, w którym...